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Dokumenten-Workflows für kleine und mittelständische Unternehmen
KI-workflowdesign.de entwickelt und implementiert praktische KI-Workflows für kleine und mittelständische Unternehmen. Bei wiederkehrenden Dokumentenabläufen kann ein Workflow Informationen für die Prüfung vorbereiten – passend zum abgestimmten Eingang und den Freigaben Ihres Teams.
Ein mögliches Beispiel
Eine eingehende Rechnung Schritt für Schritt bearbeiten.
Je nach Prozess könnte ein Dokument, zum Beispiel eine Rechnung als PDF, so in einen klaren Ablauf eingebunden werden:
Schritt 01
Eingang
Ein eingehendes Dokument wird über den mit dem Unternehmen abgestimmten Weg gesammelt. Dieser Ablauf setzt keinen bestimmten Eingangskanal voraus.
Schritt 02
Informationen vorbereiten
Ein möglicher Verarbeitungsschritt bereitet Angaben wie Absender, Datum, Referenznummer und Betrag als Entwurf vor. Unsichere oder fehlende Werte werden sichtbar gemacht.
Schritt 03
Menschliche Prüfung
Ein Teammitglied vergleicht den Entwurf mit dem Quelldokument, korrigiert Angaben und entscheidet, ob und an welche Stelle das Dokument weitergeht.
Das ist ein illustratives Beispiel für eine mögliche Gestaltung, keine Aussage über eine bereits eingerichtete Dokumenten- oder Buchhaltungsintegration und kein Versprechen eines bestimmten Ergebnisses. Ob sich die Schritte eignen, hängt vom tatsächlichen Ablauf und den Freigaben im Unternehmen ab.
Weitere mögliche Startpunkte
Wiederkehrende Unterlagen im Blick behalten.
Je nach Arbeitsablauf könnten auch diese Dokumente für einen ersten Entwurf oder Abgleich betrachtet werden:
Auftragsbestätigungen
Angaben oder Mengen könnten für den Abgleich mit dem zugrunde liegenden Auftrag vorbereitet werden.
Lieferbelege
Positionen könnten für den Vergleich mit einem Auftrag oder dem Wareneingang zusammengestellt werden.
Auch das sind nur mögliche Szenarien zur gemeinsamen Prüfung, keine Aussage über bereits verfügbare oder eingerichtete Funktionen.
Passend zum bestehenden Ablauf
Erst Eingang, Prüfung und Ziel klären.
Gemeinsam wird aufgenommen, wie ein Dokument heute ankommt, wer es prüft und wohin es anschließend gehört. Welche Verbindung zu den vorhandenen Werkzeugen sinnvoll und möglich ist, hängt von den tatsächlich eingesetzten Systemen und der Workflow-Einschätzung ab.
Das Quelldokument bleibt für den Vergleich verfügbar. Ihr Team kann vorbereitete Angaben korrigieren, über die Freigabe entscheiden und festlegen, ob und wohin etwas weitergeleitet wird. Diese fachlichen Entscheidungen bleiben bei den zuständigen Personen.
Der nächste Schritt
Welcher Dokumentenablauf wiederholt sich bei Ihnen?
Beschreiben Sie Ihren tatsächlichen Prozess im unverbindlichen Workflow-Assessment. Gemeinsam lässt sich ein möglicher erster Schritt einschätzen.